¿Qué gastos se pueden poner como gastos de empresa?

Optimizar los impuestos sin infringir la normativa es una práctica esencial para cualquier empresa en Ecuador. Este blog aborda cómo identificar los gastos personales que pueden incluirse en la contabilidad empresarial y las claves para hacerlo estratégicamente, cumpliendo con el marco legal vigente.

El giro del negocio como punto de partida

El análisis del giro del negocio es fundamental para determinar si un gasto personal puede deducirse. La normativa ecuatoriana establece que únicamente son deducibles los gastos directamente relacionados con la actividad económica de la empresa, lo que significa que deben ser necesarios para la generación de ingresos.

Por ejemplo, en una empresa de servicios técnicos que utiliza un vehículo personal para visitar clientes, los gastos de gasolina y mantenimiento pueden considerarse deducibles, siempre que se justifique su relación directa con las operaciones empresariales.

Gastos deducibles como empresa

1. Transporte vinculado al negocio: Los gastos relacionados con el uso de vehículos personales en actividades empresariales, como visitas a clientes o proveedores, son deducibles, incluso si el vehículo no está a nombre de la empresa.

2. Viajes laborales: Hospedaje y alimentación en actividades relacionadas con el negocio, siempre que estén respaldados por facturas correctamente emitidas.

3. Materiales e insumos necesarios para la actividad económica: Por ejemplo, en empresas de estética, productos de maquillaje y tratamientos específicos pueden ser deducibles.

Gastos no deducibles como empresa

1. Gastos personales no relacionados con el negocio: Ejemplo, alimentos para mascotas, salvo que formen parte del giro de la empresa (como en una veterinaria).

2. Compras sin relación lógica con la actividad empresarial: Aunque puedan justificarse a nivel personal, carecen de sentido tributario para ser consideradas deducibles.

Normativa tributaria y criterios del SRI

El Servicio de Rentas Internas (SRI) regula los gastos deducibles a través de tres principios esenciales:

1. Relación directa con el negocio: Los gastos deben ser necesarios para generar ingresos.

2. Documentación adecuada: Todos los gastos deben estar respaldados por facturas correctamente emitidas a nombre de la empresa.

3. Forma de pago autorizada: Las transacciones que superen los $500 deben realizarse mediante el sistema financiero, utilizando tarjeta de crédito corporativa, transferencias bancarias o cheques.

Cualquier gasto que no cumpla con estos requisitos puede ser rechazado durante una auditoría tributaria, generando sanciones para la empresa.

Ventajas de una tarjeta corporativa

El uso de una tarjeta corporativa para cubrir los gastos de la empresa es una recomendación frecuente, ya que facilita el control administrativo y el registro contable. Aunque no es obligatorio, este método simplifica el trabajo del área contable, ya que asocia de forma directa los gastos con la actividad empresarial.

En ausencia de una tarjeta corporativa, es posible realizar pagos con una tarjeta personal y solicitar reembolsos. Sin embargo, esta práctica requiere una gestión administrativa cuidadosa para evitar errores o malentendidos en los registros.

Casos prácticos de deducibilidad

Uso de transporte personal

Los gastos relacionados con el uso de un vehículo personal en actividades empresariales, como combustible, mantenimiento o peajes, pueden ser deducibles si se justifica su vinculación con las operaciones de la empresa.

Espacios de trabajo alternativos

En situaciones donde trabajadores independientes o freelancers utilizan cafeterías como espacios de trabajo, los gastos pueden justificarse como operativos si no se dispone de una oficina fija. Esto incluye pagos por internet y consumo en dichos espacios.

Insumos para actividades específicas

En sectores como el de medios de comunicación o entretenimiento, los gastos en maquillaje, ropa o servicios relacionados con la imagen pública pueden deducirse, siempre que estén directamente vinculados con la actividad económica del negocio.

Recomendaciones para una gestión adecuada

1. Identificación del giro del negocio: Evaluar si el gasto está relacionado con la actividad económica es clave para evitar problemas tributarios.

2. Organización de documentos: Mantener un registro ordenado de facturas y comprobantes a nombre de la empresa es fundamental para cumplir con la normativa.

3. Colaboración con el contador: Consultar con un profesional contable permite interpretar adecuadamente las normativas y tomar decisiones estratégicas.

La deducción de gastos personales en una empresa en Ecuador es una herramienta válida para optimizar impuestos, siempre que se realice dentro del marco legal. Analizar el giro del negocio, justificar adecuadamente los gastos y mantener un registro organizado son prácticas esenciales para cumplir con las regulaciones del SRI y evitar inconvenientes futuros. Una gestión ordenada y estratégica garantiza beneficios fiscales de manera segura y transparente.

¿Quieres conocer más?

¡Escucha el podcast de Taxo, Saldo A Favor y entérate más al respecto!