Herramientas de productividad esenciales para contadores en Ecuador

La tecnología ha transformado el mundo de la contabilidad y las finanzas, permitiendo a los profesionales fiscales aprovechar una amplia variedad de herramientas digitales para ser más productivos y eficientes en su trabajo.

En este blog revisaremos algunas de las herramientas de productividad esenciales que todo contador debería tener presente para hacer su trabajo de manera más eficiente. Desde la recopilación y clasificación de documentos hasta la mejora de la comunicación con los clientes, estas herramientas pueden ayudarte a ahorrar tiempo, esfuerzos y recursos valiosos.

Recopilación y clasificación de documentos: facturas, declaraciones y reportes.

Uno de los mayores desafíos cotidianos es la recopilación y clasificación de documentos. En muchos casos, esto implica pasar horas revisando y organizando facturas, recibos y otros documentos importantes. Sin embargo, existen soluciones tecnológicas que pueden hacer que este proceso sea mucho más rápido, organizado y fácil, ahorrándote tiempo y esfuerzo.

Una buena práctica para mantener el orden y la eficiencia es digitalizar los documentos y guardarlos en una nube. Puedes usar Dropbox, Google Drive o cualquier nube de almacenamiento gratuita que te permita crear carpetas por cliente, régimen, tipo de documento o la categoría que prefieras. Así, mes a mes te resultará más fácil encontrar lo que buscas, hacer seguimiento y preparar las declaraciones de tus clientes.

Otro buen consejo es usar una plataforma que descarga y categoriza todos los documentos, como Taxo, que puede automatizar este proceso. Taxo descarga automáticamente todas las facturas del SRI, las clasifica y categoriza teniendo en cuenta tus preferencias, ahorrando tiempo y el trabajo manual y tedioso de clasificar y registrar facturas una a una en un Excel.

‍Preparación de declaraciones, cálculo de impuestos e informes.

La generación de informes es otro aspecto crítico del trabajo de los contadores, ya que implica concentración, conocimiento y cálculos que en ocasiones pueden resultar complejos. Además, es un momento de mucha confianza en la relación con los clientes: estos depositan toda su confianza en el trabajo de sus contadores.

Existen herramientas gratuitas que pueden ayudarte con partes de este proceso, pero en este blog te hablaremos de Taxo, la plataforma más completa para preparar las declaraciones e impuestos de tus clientes personas físicas. Taxo está pensada por contadores y para contadores, por eso tiene varias soluciones que simplificarán tu rutina y te ayudarán a reducir el trabajo operativo hasta en un 90%.

Con Taxo puedes preparar las declaraciones de tus clientes en pocos clics, ya que automatiza los cálculos de impuestos como IVA y Renta y la descarga masiva de las facturas directo del SRI. Así puedes categorizar facturas, hacer cálculos de impuestos y preparar declaraciones en el mismo lugar, ahorrando tiempo y esfuerzos. Deja de pasar horas revisando y organizando datos para crear informes precisos, ya que la plataforma se encarga de todas las tareas operativas por ti.

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Comunicación fluida y confianza para tus clientes.

Un aspecto clave y muchas veces desatendido del trabajo de los contadores es la comunicación con sus clientes. Es muy importante tener un vínculo claro y transparente ya que ambas partes necesitan de la participación, buena voluntad y trabajo de la otra: los contribuyentes comparten sus datos, facturas y otros documentos para que los contadores puedan trabajar, y estos últimos deben dar aviso de obligaciones tributarias, vencimientos y pagos para mantener todo en regla. Si la comunicación es insuficiente puede llevar a malentendidos, retrasos y ocasionalmente, multas.

Hay varias herramientas que pueden colaborar en mejorar la comunicación con tus clientes: WhatsApp en su versión empresarial y web para la diaria, Mailchimp para programar correos de avisos o recordatorios, Calendly para agendar reuniones y consultas sin necesidad de intercambiar agendas para hacerlo. ¿Lo mejor de todo? ¡Son gratuitas! Sácales buen provecho y mejora la comunicación con tus clientes con poco esfuerzo.

Sin embargo, si realmente quieres llevar la comunicación con tus clientes al próximo nivel, te recomendamos Taxo. El software de impuestos ofrece un módulo de comunicación entre contadores y clientes donde se puede ver en tiempo real el progreso de cada una de las declaraciones y obligaciones tributarias. También te permite detonar correos desde allí para dar aviso de vencimientos, reportes finalizados o lo que necesites. Con esta solución, podrás asegurarte de que todos estén al tanto de las fechas límite y los progresos en el trabajo.

‍Como ves, el uso de herramientas que mejoren tu productividad en la era digital pueden hacer la diferencia entre mantenerte estancado en el tedioso trabajo operativo o avanzar hacia una posición más estratégica y rentable. Al adoptar soluciones como Taxo para tu negocio podrás modernizarte automatizando procesos y ser más rentable ya que tendrás la posibilidad de atender a más clientes en menos tiempo. ¿Por qué no dar el salto hacia la productividad hoy mismo?