¿Cómo generar un recibo de nómina en el facturador Taxo?
En este articulo se explica cómo generar recibos de nómina a tus empleados.
📌Recomendación. Antes de generar un recibo de nómina, es necesario haber generado al menos un grupo de empleados y tener registrado al menos a un empleado.
📌 Recomendación. Es necesario tener agregada la información de nómina en la sección "Detalles de tu empresa" antes de timbrar tu nómina, esta información es la del patrón, si deseas revisar dónde se realiza, revisa este artículo.
Dirígete al menú izquierdo de tu facturador Taxo y presiona en Nóminas, posterior clic en Nueva.
En esta sección se visualiza el formulario para la creación de una Nueva Nómina.
Ingresa la información requerida en cada campo.
💡 No olvides que todos los campos marcados con (*) asterisco rojo son obligatorios, por lo que debes llenarlos para poder timbrar la nómina.
Campos generales para la nómina
A continuación se explican los campos de la primer sección de la nómina:
Grupo de empleados: Este primer campo define los empleados a los que les realizarás la nómina, al seleccionar el grupo, aparecen los empleados que integran al mismo. Puede contener desde 1 empleado hasta “N” empleados. No tiene un límite.
Serie: Campo que se llena de manera automática al crear nueva nómina, define la serie para la nómina, por defecto, se tiene la serie NOM para nómina, si deseas definir otra serie, puedes hacerlo antes de crear la nómina.
Tipo de Nómina: Por defecto aparece la opción “Nómina ordinaria” pero también puedes seleccionar “Nómina extraordinaria”, depende del caso.
Nómina ordinaria: Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular, por ejemplo, sueldos y salarios. Se calcula para los periodos regulares de pago ya sea, semanal, catorcenal, quincenal o mensual.
Nómina extraordinaria: Se refiere a aquellos pagos que se realizan a los trabajadores con una periodicidad distinta a los del salario, es decir, que no son movimientos fijos. Se utiliza para pagar nóminas de diferente periodicidad o percepciones que no son comunes de pagar en las nóminas ordinarias como pueden ser: Aguinaldo.
Versión de CFDI: por defecto aparece 4.0, ya que es la versión en la que se debe timbrar la nómina.
Fecha inicial: Se debe registrar la fecha inicial del periodo de pago, debe de ser menor o igual a la Fecha final. Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha inicial y Fecha final la misma, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.
Fecha final: Se debe registrar la fecha final del periodo de pago, debe ser mayor o igual a la Fecha inicial. Para el caso de nóminas extraordinarias como aquella en la que se paga la PTU, el aguinaldo, indemnización o pagos como resultado de la ejecución de un laudo, se puede señalar como Fecha inicial y Fecha final, la misma fecha, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.
Fecha de pago: Se debe registrar la fecha en que efectivamente el empleador realizó el pago (erogación) de la nómina al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.
Concepto: Se debe describir el tipo de pago, puedes agregar cualquier título que sea descriptivo para tu nómina, por ejemplo: “Primer quincena de octubre”.
Campos para Entidad SNCF: Este campo sólo aplica para las entidades federativas, municipios, así como sus respectivos organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales. Se debe registrar el origen del recurso (ingresos propios, ingresos federales o ingresos mixtos):
Ingresos propios: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con cargo a sus participaciones u otros ingresos locales.
Ingresos federales: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con recursos federales, distintos a las participaciones.
Ingresos mixtos: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con cargo a sus participaciones u otros ingresos locales y con recursos federales distintos a las participaciones.
Monto recurso propio: Cuando se señale que el origen del recurso es por ingresos mixtos, se debe registrar únicamente el importe bruto de los ingresos propios, incluyendo el total de ingresos gravados y exentos. El valor de este dato debe ser menor que la suma de los campos Percepciones y Otros Pagos.
Sección por empleado (percepciones, deducciones y otros pagos)
En la sección de cada empleado, se debe indicar las percepciones, deducciones u otros pagos, según sea el caso de cada uno. Es obligatorio agregar al menos una percepción y el subsidio causa en ceros en otros pagos.
NOTA:El número de días lo calcula el sistema con la fecha inicial y final, es posible cambiar este dato directo, también se modifica al cambiar las fechas inicial y final.
Percepciones
En esta sección se pueden expresar las percepciones aplicables. Al presionar en Percepciones“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.
NOTA: Al clasificar percepciones o deducciones como gravados o exentos, se debe tener cuidado en sólo clasificar como gravados los conceptos que así lo sean en términos de las disposiciones legales aplicables.
A continuación se explican los campos del apartado percepciones:
Tipo de percepción: Se debe seleccionar el tipo de percepción bajo la cual se clasifica cada una de las percepciones pagadas al trabajador. Las opciones que observas, son la descripción de la clave que el SAT designa para cada tipo de percepción; al seleccionar una, el sistema agrega la clave que le corresponde, esta clave está designada por el SAT.
Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada percepción de nómina propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.
NOTA: En el campo clave, ingresa la clave de control interno que lleves en tu contabilidad para cada percepción, deducción u otro pago. Ésta debe estar compuesta desde 3 hasta 15 caracteres.
Descripción: Se debe registrar la descripción de cada uno de los conceptos de percepción. Se ingresa el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de percepción pagado al trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con el tipo de percepción seleccionado.
Importe gravado: Se debe registrar el importe gravado por cada concepto de percepción pagada al trabajador de conformidad con las disposiciones fiscales aplicables. El importe gravado debe ser mayor a cero.
Importe exento: Se debe registrar el importe exento por cada concepto de percepción pagada al trabajador de conformidad con las disposiciones fiscales aplicables. El importe exento debe ser mayor a cero.
Al presionar en el botón “Agregar“, se verá reflejada la información ingresada en el empleado correspondiente. Es posible Editar o Eliminar la información que ya se agregó.
Deducciones
En esta sección se pueden expresar las deducciones aplicables. Al presionar en “Deducciones“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.
A continuación se explican los campos del apartado deducciones:
Tipo de deducción: Se debe seleccionar el tipo de deducción que clasifica cada una de las deducciones (descuentos) del trabajador. Las opciones que observas, es la descripción de la clave que el SAT designa para cada tipo de deducción; al seleccionar una, el sistema agrega la clave que le corresponde, esta clave está designada por el SAT.
Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada deducción (descuento) de nómina propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.
Descripción: Se debe registrar la descripción de cada uno de los conceptos de deducción. Se ingresa el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de deducción (descuentos) realizados al trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con la descripción del catálogo tipo deducción.
NOTA: Es importante considerar que, aunque la descripción no coincida textualmente con el tipo de deducción, se debe cuidar que el concepto utilizado si tenga relación y sea concordante con la descripción de dicho catálogodel tipo de deducción que corresponda.
Importe: Se debe registrar el importe de un concepto de deducción (descuento) y debe ser mayor que cero.
Al presionar en el botón “Agregar“, se verá reflejada la información ingresada en el empleado correspondiente. Es posible Editar o Eliminar la información que ya se agregó.
Otros pagos
En esta sección se puede expresar la información detallada de otro pago. Al presionar en “Otros pagos“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.
A continuación se explican los campos del apartado otros pagos:
Tipo: Se debe seleccionar el tipo agrupador correspondiente a otras cantidades recibidas por el trabajador en el periodo que abarca el comprobante, mismas que deberán registrarse como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, ya que no son ingresos acumulables para este.
Recomendación. Cuando se realicen pagos que no sean ingresos acumulables, para el trabajador y sean distintos a las claves “001”, “002”, “003”, “004” y “005” se debe registrar la clave “999”.
Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada concepto -otro pago- propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.
Descripción: Se ingresará el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de otras cantidades percibidas por el trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con la descripción del catálogo tipo otros pagos.
Importe: Se debe registrar el importe de un concepto de otro pago percibidos por el trabajador.
Caso: Subsidio para el empleo
El subsidio para el empleo, es un beneficio fiscal otorgado a los trabajadores que obtienen ingresos por sueldos y salarios menores a la tarifa establecida por el SAT, esa información la puedes consultar en el anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.
NOTA: Por disposición del SAT en todos los casos donde se paguen conceptos de sueldos y salarios (Régimen de contratación “002” Sueldos, incluye asimilados a salarios señalados en la fracción I del artículo 94 de LISR), se validará que el recibo de nómina contenga el apartado de subsidio para el empleo, aun y cuando el subsidio para el empleo sea “0”.
En el facturador Taxo es necesario agregarlo con la cantidad 0.0, sólo en el caso de que el subsidio causado no aplique, de lo contrario el SAT regresa este error:
NOM226: El elemento Otro Pago no contiene un atributo Tipo Otro Pago con la clave 002 o se registró junto con otro atributo Tipo Otro Pago con clave 007 o 008.
Si todo es correcto, procedemos a timbrar la nómina. 😇
Timbrar la nómina
Repite el proceso para cada uno de los empleados del grupo.
Puedes agregar más empleados, aunque no pertenezcan al grupo, se despliegan todos los que tengas registrados en tu catálogo Empleados.
Si la nómina se generó correctamente, el sistema te llevará al Historial de nómina, donde se verá la nueva nómina generada.
Nota: Recuerda que los documentos fiscales de la nómina del empleado son enviados correo del mismo, ese correo se toma del correo registrado cuando agregaste al empleado.
En cada nómina generada podrás ver, descargar los archivos (PDF y XML), cancelar, enviar por correo los documentos fiscales de la nómina al empleado (en caso de ser necesario), así como generar una nueva nómina a partir de una nómina ya creada.
Cómo identificar los errores en la nómina
Si al revisar en el historial la nómina que acabas de timbrar y observas un signo de exclamación en la columna Status, entra a revisarla presionando en en botón Opción – Abrir.
Si observas un mensaje de error y el botón dice “Error“, esos empleados no fueron timbrados, puede pasar que algunos se timbren y otros no, si es así, revisa el error e identifica lo que debes corregir, para ello puedes consultar la matriz de errores del SAT disponible aquí. NOTA: Recuerda que puedes clonar la nómina y agregar el concepto faltante o modificar y volver a mandar a timbrar, esto te ahorrará tiempo.