Cómo ser un contador productivo

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14 dic 2023

En el acelerado mundo del contador productivo, cada segundo cuenta. Manejar plazos, la gestión de datos y la comunicación con los clientes puede ser abrumador si no se hacen de manera eficiente. Pero, ¿y si te dijéramos que existen estrategias concretas que pueden ayudarte a simplificar estos procesos y a convertirte en un contador más productivo?

A lo largo de este blog, te guiaremos a través de cinco estrategias esenciales que todo contador productivo debería adoptar. Descubriremos cómo identificar y combatir los ladrones de tiempo, cómo mejorar la organización y la planificación, las ventajas de la automatización de tareas repetitivas, la importancia de mejorar las habilidades de comunicación y cómo la incorporación de tecnología puede ser un verdadero cambio de juego en tu trabajo diario.

Así que prepárate para dar un gran salto en tu carrera contable y prepárate para un viaje hacia una mayor productividad.

Los ladrones de tiempo

Para ser un contador productivo, primero necesitas identificar qué actividades diarias están absorbiendo más tiempo del necesario. Para los contadores, existen ciertos procesos específicos que pueden convertirse en grandes consumidores de tiempo. Algunos de estos incluyen:

Recolectar facturas: La facturación electrónica ha ayudado a los contadores productivos a reducir la carga laboral. Sin embargo, todavía hay contadores que recopilan facturas físicas de sus clientes. Además, a menudo debes descargar las facturas una por una desde el portal del SAT, lo que puede ser una tarea que consume tiempo.

Digitar facturas en Excel: Esta tarea manual de registrar y organizar cada factura en una hoja de Excel puede ser extremadamente laboriosa y consumir un valioso tiempo.

Solicitar estados de cuenta de tus clientes: Como contador productivo de una empresa, a veces debes insistir a tu cliente para obtener su estado de cuenta y así poder realizar la conciliación bancaria. También debes introducir este estado de cuenta manualmente, lo cual puede ser muy tedioso.

Reuniones presenciales: Aunque el trabajo remoto se está volviendo cada vez más común, aún se gastan valiosas horas en traslados a reuniones presenciales.

Situaciones individuales: Cada contador puede tener sus propios desafíos que consumen tiempo, y es importante identificarlos para poder abordarlos de manera efectiva.

Optimización de la Organización y Planificación para un Contador Productivo

En el acelerado mundo de la contabilidad, puede ser difícil encontrar tiempo para organizarte, especialmente cuando los clientes ejercen presión constante. Aquí hay algunas estrategias que pueden ayudarte a administrar tu tiempo de manera más efectiva:

Prioriza tareas: No todas las tareas tienen la misma importancia, así que clasifícalas en orden de importancia y en función de las fechas de entrega.

Aprende a decir "NO": No puedes hacerlo todo. Asegúrate de establecer límites razonables con tus clientes y aprende a rechazar tareas cuando estés sobrecargado.

Delega tareas: Cuando sea posible, delega tareas a otros miembros del equipo para liberar tu tiempo para las tareas más importantes.

Realiza seguimiento de tu tiempo: Mantén un registro de cuánto tiempo dedicas a cada tarea para identificar áreas donde puedes mejorar tu eficiencia.

Define los tiempos de entrega: Establece plazos claros para tus tareas para asegurarte de que siempre estás trabajando hacia un objetivo y puedes manejar tus tareas de manera eficaz.

Centraliza tu información: Mantén toda tu información en un solo lugar para facilitar el acceso y mejorar la organización.

Foto: Freepick

Automatización de Tareas Repetitivas: Un Paso hacia la Eficiencia

Para convertirte en un contador productivo, el papel del contador ha evolucionado; debes convertirte en un asesor en lugar de un simple procesador de datos. Automatizar tareas repetitivas puede ser una gran manera de lograrlo:

Facturadores automáticos: Estos pueden automatizar las ventas y reducir la carga de trabajo manual.

Programa los proveedores: Esto es posible ya que suelen ser los mismos la mayoría de las veces.

Acceso a la cuenta y datos del contador: Obtén acceso a los estados de cuenta para evitar solicitarlos constantemente.

Cálculos de impuestos automáticos: Aprovecha la tecnología para calcular los impuestos automáticamente.

La Comunicación en el Mundo Contable

La comunicación efectiva es una parte crucial de la contabilidad. Aquí hay algunas maneras de mejorar tus habilidades de comunicación y hacer que los procesos sean más eficientes:

Ten mensajes preestablecidos: Estos pueden responder a las preguntas frecuentes y ahorrarte tiempo.

Respuestas rápidas: Mantén tus respuestas claras y concisas.

Crea videos tutoriales: Esto puede ayudar a educar a los clientes y reducir la cantidad de tiempo que pasas explicando los mismos conceptos una y otra vez.

Plantillas de mensajes: Estas pueden ser útiles para comunicaciones regulares que necesites enviar a tus clientes.

Usa WhatsApp Business: Esta herramienta puede mejorar tu comunicación con los clientes y hacerla más eficiente.

Implementa la gestión de tickets: Este sistema puede ayudarte a recordar cada mensaje que recibes y a asegurarte de que ninguna comunicación se pierda.

Aplica metodologías Canva: Esta herramienta te permite organizar tus actividades de manera visual y clara.

La Tecnología: Clave para un Contador Moderno y Productivo

Para mantener la relevancia y la eficacia en el mundo moderno, es esencial adoptar la tecnología. Las soluciones tecnológicas pueden hacer que tu trabajo sea más eficiente, reducir la cantidad de errores y permitirte concentrarte en tareas más importantes. Mantente actualizado con las últimas herramientas y técnicas para asegurarte de que estás aprovechando al máximo la tecnología disponible.

Conclusiones

Al identificar y combatir los ladrones de tiempo, mejorando la organización y planificación, automatizando tareas repetitivas, mejorando las habilidades de comunicación y adoptando la tecnología, puedes aumentar tu productividad y proporcionar un servicio excepcional a tus clientes.

En el mundo actual, la contabilidad no se trata solo de números. Se trata de gestionar eficazmente el tiempo, comunicarse de manera efectiva y utilizar la tecnología a tu favor. Al implementar estas estrategias, no solo te convertirás en un contador productivo, sino que también estarás bien posicionado para prosperar en el cambiante mundo de la contabilidad​.

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