5 herramientas tecnológicas que todo contador debe conocer

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14 dic 2023

En la era de la digitalización, no es una sorpresa que todas las profesiones estén evolucionando al ritmo de la tecnología. Y, ¿por qué los contadores deberían quedarse atrás? Pero, ¿para qué usar herramientas tecnológicas siendo contador? La respuesta es sencilla: para ser más eficiente, proactivo y, por supuesto, competitivo.

Algunos podrían pensar que implementar tecnología en su día a día es una tarea titánica. “Soy contador, no ingeniero informático”, podrías decir. Sin embargo, la realidad es que la mayoría de estas herramientas están diseñadas precisamente para quienes no son expertos en tecnología, y su implementación suele ser mucho más sencilla de lo que se imagina.

Tomar la iniciativa en esta transición digital es primordial. En un mundo en constante cambio, quienes se adaptan rápidamente suelen estar varios pasos adelante. Es decir, tener la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan recae en tus manos. La tecnología no solo es una herramienta que te ayuda a automatizar procesos, sino que también te brinda la libertad de elegir cómo actuar en determinadas situaciones, en lugar de simplemente reaccionar a ellas.

¿Sabías que con la implementación adecuada de herramientas tecnológicas puedes llegar a atender más clientes en menos tiempo? Esto no solo se traduce en mayor eficiencia sino, claro está, en un incremento de tus ingresos. Puede sonar a un anuncio de televisión, pero es una realidad para muchos profesionales que ya han dado el salto.

Y aquí llegamos a un punto clave: si no te subes a la nube, alguien más lo hará por ti. No es una amenaza, sino una simple ley del mercado moderno. La competencia es feroz y, aquellos que decidan quedarse con sus viejas rutinas y metodologías, corren el riesgo de quedarse atrás. No se trata solo de estar a la moda, sino de ser parte activa de una evolución que, nos guste o no, está sucediendo.

Entonces, ¿estás listo para descubrir esas 5 herramientas tecnológicas que todo contador debe tener en su arsenal? ¡Sigue leyendo y adéntrate en el fascinante mundo de la contabilidad digital!

1- WhatsApp para contadores: Una Herramienta Digital Esencial

Con la creciente influencia de las redes sociales y las plataformas de mensajería en nuestro día a día, es evidente que la forma de comunicarnos ha cambiado drásticamente. Y es aquí donde WhatsApp, específicamente WhatsApp Business y WhatsApp API, entra en juego como una herramienta indispensable para el contador moderno.

Foto: Getty Images

Diferencias entre WhatsApp Normal y WhatsApp Business / API:

Para comenzar, es crucial entender que WhatsApp Business no es solo una variante "profesional" de la aplicación tradicional. Ofrece funcionalidades adicionales pensadas para optimizar la relación con los clientes:

  • Perfil de empresa: A diferencia de la versión estándar donde creas un perfil personal, en WhatsApp Business puedes desarrollar un perfil de empresa, lo que permite a tus clientes acceder a información relevante como dirección, horario de atención y descripción del negocio.

  • Mensajes predeterminados: Esta función te permite crear saludos iniciales, mensajes de ausencia y respuestas rápidas para optimizar la comunicación.

  • Respuestas automáticas: Imagina que un cliente te contacta fuera del horario laboral. Puedes configurar respuestas automáticas para informarle que te pondrás en contacto en breve.

  • Etiquetas: Estas te ayudan a organizar chats y clasificarlos según diferentes criterios, facilitando la gestión de procesos de ventas y seguimiento.

Diferencias entre WhatsApp Api y WhatsApp Business:

Ambas herramientas ofrecen soluciones para profesionales, pero con características distintas:

  • Acceso desde dispositivos: Mientras que WhatsApp Business permite el uso en múltiples dispositivos, WhatsApp API está restringido a uno solo.

  • Respuestas personalizadas vs prestablecidas: En WhatsApp Business, las respuestas pueden ser personalizadas a tu gusto. Por otro lado, WhatsApp API ofrece respuestas predefinidas por la plataforma.

  • Proveedores: Solo puedes acceder a WhatsApp Business desde el proveedor oficial (Meta), WhatsApp API cuenta con múltiples proveedores.

  • Verificación y horarios: WhatsApp Business permite solicitar una verificación con check verde pagando. WhatsApp API, por su parte, no ofrece verificación, pero sí la posibilidad de establecer horarios de atención.

Es importante mencionar que hay plataformas CRM que se integran con WhatsApp API, como Mercately o Hilos, aunque suelen ser servicios de pago.

¿Por qué es esencial para el contador?

Tus clientes ya están en WhatsApp, y es tu labor usarlo eficientemente. No se trata solo de enviar y recibir mensajes, sino de optimizar procesos, ahorrar tiempo y ofrecer una atención de calidad. La comunicación es la herramienta más poderosa para un contador, y WhatsApp te brinda las facilidades para hacerlo de manera profesional.

2- Kanban: La Revolución de la Administración de Tareas para Contadores

En el competitivo mundo de la contabilidad, donde el orden, la precisión y la eficiencia son esenciales, la tecnología Kanban emerge como una solución innovadora para gestionar tareas. Si aún no has oído hablar de esta metodología, ¡prepárate para descubrir cómo puede transformar tu flujo de trabajo y mejorar tu servicio al cliente!

Foto: Freepick

¿Qué es el Kanban?

Originaria de Japón y popularizada en el ámbito de la producción industrial, la técnica Kanban se ha adaptado perfectamente al mundo digital y a profesiones como la contabilidad. La base de Kanban es un tablero sencillo e intuitivo que se distribuye en columnas o listas, donde cada tarea o proyecto se representa con una tarjeta. Estas tarjetas se mueven a través de las columnas según su estado o progreso, permitiendo una visualización rápida y clara del trabajo en curso y lo que está pendiente.

Por ejemplo, podrías tener columnas distribuidas en función de días o fechas, y mover las tareas de “Por hacer” a “En proceso” y finalmente a “Completado”.

Herramientas Kanban disponibles:

Existen diversas plataformas que ofrecen sistemas Kanban adaptados a diferentes necesidades:

  • Asana y Trello: Ambas son opciones gratuitas que proporcionan una interfaz fácil de usar, ideal para quienes se inician en la metodología Kanban.

  • Monday: Si bien es una opción de pago, ofrece características avanzadas para equipos más grandes o proyectos más complejos.

La importancia de la organización en la contabilidad:

Como contador, proporcionas un servicio invaluable a tus clientes. Esto significa que no puedes permitirte pasar por alto ni una sola solicitud o tarea. La organización no solo es esencial para ti, sino también para tu equipo.

Consejos para una gestión de tareas eficiente:

  • Prioriza tus tareas: Planificar tu día y mes te permite tener una visión clara de tus obligaciones y metas.

  • Aprende a decir "no": No todas las tareas son urgentes o esenciales. Aprende a discernir y no sobrecargarte.

  • Delega: Si tienes un equipo, distribuye las tareas de acuerdo a las fortalezas y capacidades de cada miembro.

  • Realiza un seguimiento de tu tiempo: Saber cuánto tiempo te lleva cada tarea te ayuda a planificar mejor.

  • Define tiempos de entrega: Establece fechas límite claras para mantener el flujo de trabajo y cumplir con los compromisos.

  • Centraliza la información: Evita la dispersión y mantén toda la información relevante en un solo lugar, facilitando el acceso y la consulta.

Con la implementación de Kanban y siguiendo estos consejos, estarás dando un paso gigante hacia una gestión de tareas más eficiente y productiva. En la era digital, adaptarse y adoptar nuevas metodologías es clave para seguir siendo competitivo. ¡No te quedes atrás y aprovecha las ventajas del Kanban en las declaraciones de impuestos!

3- CRM en la Contabilidad: Potenciando Ventas y Relaciones con Clientes

El mundo de la contabilidad ha evolucionado significativamente en la era digital. Ya no se trata solo de números y balances; hoy en día, el cliente se encuentra en el centro de toda estrategia. Es aquí donde el CRM (Customer Relationship Management) se convierte en una herramienta vital para cualquier contador que aspire a prosperar en el competitivo mercado actual.

¿Qué es un CRM?

El CRM, o Gestión de Relaciones con el Cliente, es mucho más que un simple software. Es una estrategia integral que permite crear, registrar y mantener relaciones de negocios con tus clientes. Se centra en comprender las necesidades del cliente, optimizar la comunicación y, en última instancia, fomentar la lealtad.

Foto: Freepick

Las indiscutibles ventajas de usar un CRM en la contabilidad:

  • Aumento en las ventas: Al entender mejor a tus clientes, puedes ofrecer soluciones más acertadas y generar más oportunidades de negocio.

  • Optimización de procesos comerciales: Evita redundancias y agiliza procesos.

  • Centralización de datos: Todos los datos de tus clientes y potenciales clientes en un solo lugar.

  • Seguimiento en tiempo real: Da seguimiento a las ventas y consultas desde cualquier lugar y dispositivo.

  • Decisiones más acertadas: La data generada te permite tomar decisiones basadas en información real.

  • Atención al cliente de primera: Responde de manera rápida y personalizada.

  • Reducción de costos: Al optimizar procesos, se evita gasto innecesario.

  • Retención de clientes: Al mejorar la relación, los clientes son más propensos a permanecer contigo.

  • Crecimiento y estabilidad: Un CRM te permite proyectar y planificar mejor.

  • Experiencia del cliente mejorada: Un cliente satisfecho es un cliente fiel.

  • Adaptabilidad: Se puede ajustar a cualquier proceso de ventas o necesidad específica.

  • Análisis y mejora continua: Con la información generada, siempre es posible ajustar y mejorar.

Plataformas recomendadas de CRM:

  • Zoho CRM: Una opción gratuita ideal para quienes se inician en el mundo del CRM.

  • Hubspot: Aunque es de pago, su reputación lo avala como uno de los mejores en el mercado, ofreciendo herramientas avanzadas y soluciones integrales.

La relación con el cliente: El núcleo de tu negocio

Como contador, debes entender que la relación que estableces con tu cliente es fundamental. Una relación sólida y confiable no solo garantiza una transacción, sino un ciclo de vida prolongado con ese cliente. En pocas palabras: ventas equivalen a relaciones recurrentes.

4- La organización y el tiempo para los contadores:

En la era digital, los contadores no solo deben ser expertos en números, sino también en la gestión eficiente de su tiempo y recursos. Si eres contador, seguramente sabes lo vital que es tener una organización meticulosa de tus reuniones, citas y eventos. Ahí es donde entran plataformas como Calendly o Hubspot, herramientas revolucionaria que todo contador debería tener en su arsenal digital.

Foto: Freepick

Reservas en tiempo real:

Gracias a estas herramientas, tus clientes pueden reservar una cita contigo en cualquier momento del día, adaptándose a sus horarios y necesidades. Y lo mejor de todo es que el proceso es automático: encuentra un espacio disponible en tu agenda y confirma la cita sin que tengas que intervenir.

Un control total sobre tu agenda:

Con esta herramienta, no solo puedes coordinar tu trabajo de forma más organizada, sino que también puedes visualizar tu agenda diaria y semanal en tiempo real. Esto te proporciona un control absoluto, evitando los molestos solapamientos o citas dobles.

Gestión del tiempo adaptada a ti:

Como contador, sabes que cada minuto cuenta. Calendly y Hubspot te permiten gestionar tu tiempo de manera flexible, adaptándose a las franjas horarias que mejor te convengan según el servicio o la ubicación.

Mantente informado siempre:

Olvídate de las llamadas y correos electrónicos perdidos. Con esta tecnología recibirás notificaciones por correo electrónico cada vez que un cliente reserve, modifique o cancele una cita. Además, puedes sincronizarlas con tu calendario de Google, así todo estará centralizado en un solo lugar.

Servicio al cliente elevado al siguiente nivel:

En el mundo de la contabilidad, ofrecer un servicio al cliente excepcional es esencial. Con la opción de automatizar las reservas, no sólo anticipar las necesidades de tus clientes, sino que también les ofreces una experiencia de usuario más fluida y profesional.

Ahorro de tiempo y esfuerzo:

Uno de los mayores beneficios de Hubspot y Calendly es la reducción del tiempo invertido en la gestión de citas. En lugar de pasar horas al teléfono intentando cuadrar horarios, esta herramienta lo hace por ti, permitiéndote centrarse en lo que realmente importa: tu trabajo.

Un sistema unificado:

No más listas dispersas o agendas desorganizadas. Con Calendly, todos los datos de tus clientes se almacenan en una base de datos centralizada, facilitando el acceso y la gestión.

5- Botón de Pagos: La solución para una gestión de cobros eficiente en la era digital

En un mundo cada vez más conectado, la necesidad de tener un proceso de pago eficiente y sin complicaciones es crucial para cualquier negocio, y más aún para profesionales que ofrecen servicios como los contadores. El botón de pagos surge como esa herramienta indispensable que agiliza y simplifica las transacciones entre empresas y clientes.

Foto: Pexels

¿Qué es un botón de pagos?

Es mucho más que un simple botón en tu sitio web. Es el enlace que conecta a las empresas con sus clientes, permitiendo realizar pagos por servicios o productos de forma rápida y sencilla directamente desde un e-commerce o página web.

Beneficios de tener un botón de pagos:

  • Cobro automático y recurrente: Olvídate de los recordatorios constantes y las cobranzas manuales. Con un botón de pagos, las transacciones se procesan de forma automática, asegurando ingresos constantes.

  • Links de pago recurrentes: Genera enlaces de pago que puedes compartir con tus clientes para cobros periódicos, facilitando aún más la gestión.

  • Eficiencia en los procesos: La automatización de los pagos no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el margen de error en las transacciones.

  • Mejora en el servicio y experiencia del usuario: Ofrecer métodos de pago fáciles y rápidos eleva la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.

  • Atracción de nuevos clientes: Un proceso de pago sencillo y confiable puede ser el factor determinante para que un cliente elija tus servicios.

Herramientas recomendadas:

  • PayPal: Una de las plataformas líderes en pagos en línea, ampliamente reconocida a nivel global. No solo permite la gestión de facturas y la recepción de pagos, sino que su botón de pagos se puede integrar fácilmente en cualquier sitio web. [Más sobre PayPal]

  • Stripe: Ofrece una solución completa para gestionar pagos, facturación, suscripciones y más. Además, brinda la posibilidad de personalizar un portal de pagos para ofrecer una experiencia única a tus clientes.

Bonus - Chat GPT:

En esta era digital, no basta con ofrecer un método de pago; es vital diversificar las opciones para adaptarse a las preferencias de cada cliente. Por ello, herramientas como Chat GPT pueden ayudarte a orientar a tus clientes sobre las distintas alternativas y aclarar cualquier duda que puedan tener, garantizando así una experiencia de pago fluida y confiable.

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